CHICAGO — Por lo general, para mediados de año, los empleados ya utilizaron parte de su tiempo de descanso pagado en viajes de vacaciones de primavera o escapadas de verano.
Pero sin ningún lugar a dónde ir durante la pandemia de COVID-19, el (PTO, o Paid Time Off en inglés) ha quedado en gran parte sin usar, y algunas empresas se están preparando para una explosión de solicitudes de vacaciones.
“A medida que la gente vuelva lentamente a las oficinas podría haber una bomba de PTO en la que todos querrán tomarlo para fin de año”, dijo Brian Alcala, un abogado laboral de Nixon Peabody que representa a la gerencia.
Los empleados “hambrientos de vacaciones” con reservas de permisos no utilizados representan una crisis de PTO en un extremo del espectro, señaló Philippe Weiss, presidente de Seyfarth at Work, que ofrece consultoría a empresas sobre cuestiones relativas al lugar de trabajo. En el otro extremo se encuentran los empleados “con escaso PTO” que han agotado su tiempo de descanso debido a la pandemia y no tendrán suerte si surge una emergencia antes de fin de año, agregó.
Las empresas están tratando de mitigar el impacto limitando la cantidad de vacaciones que los empleados pueden tomar durante ciertos periodos, ofreciendo que cobren el PTO y permitiendo que se acumulen más días de vacaciones en el próximo año. Algunas están estableciendo programas en los que los empleados con exceso de vacaciones pueden donarlas a los que no tienen suficientes.
En general, los empleadores están alentando a los trabajadores a tomar descansos ahora, no solo para evitar un diluvio de solicitudes durante las fiestas decembrinas, sino también para evitar el agotamiento durante un año muy estresante.
“Muchas empresas dicen que están preocupados por sus empleados porque nadie está tomando vacaciones”, dijo Carol Slavek, socia de Aon y líder de trabajo/vida. “Hay mucha emoción y miedo, y queremos que puedan alejarse y volver a nosotros listos para trabajar”.
En Maestro Health, que administra los planes de salud autofinanciados de las empresas, el liderazgo está animando a los empleados a tomar tiempo de descanso para que la empresa no se vea afectada por ausencias excesivas durante el ajetreado tiempo de inscripción de beneficios en otoño, señaló el director ejecutivo, Craig Maloney. Ha aumentado el número de días de vacaciones que los empleados pueden transferir al año siguiente, de 15 a 20, para dar mayor flexibilidad.
Los empleados han tomado entre un 25 y un 30 por ciento menos de días en lo que va del año, en comparación con los años normales, ya que la pandemia esfumó todos los planes de viaje y obligó a todos a refugiarse en las oficinas de sus casas, comentó Maloney. Eso le preocupa porque trabajar desde casa a menudo significa trabajar más horas, pasar más tiempo frente a las pantallas y sentir el estrés del confinamiento. No espera hacer regresar a los empleados a la oficina de Maestro en Chicago hasta octubre.
La compañía ofreció a los empleados un día de salud mental pagado en abril para animarlos a desconectarse, y cerrará medio día más temprano este jueves para que la gente pueda tener una ventaja en el fin de semana festivo.
“Lo que queremos hacer es comunicarnos con los compañeros de equipo e instarles a que se tomen un tiempo libre para desestresarse y relajarse”, añadió Maloney. “Necesitamos modelar el comportamiento correcto cuando se trata de días libres”.
En Nerdery, una consultora de negocios digitales con oficinas en Chicago, la cantidad de PTO tomado en lo que va de año ha bajado alrededor de un 25 por ciento en comparación con los años normales, comentó Cassi Hansen, vicepresidenta de operaciones de personal.
La compañía limitó a 10 el número de días de vacaciones que la gente puede tomar en el cuarto trimestre, para asegurarse de estar bien dotada de personal cuando el trabajo se vuelva más más intenso. También ha duplicado el número de días que la gente puede transferir al nuevo año.
Algunos empleados no quieren tomar vacaciones cuando no hay ningún lugar a donde ir, pero la compañía está instando a la gente a tomar vacaciones de verano para recargarse. Al cancelarse el viaje anual de campamento de verano de su propia familia, Hansen está optando más bien por fines de semana largos o días libres intermitentes para pasar tiempo de calidad con su familia.
“Me siento en casa con mis hijos las 24 horas del día, los siete días de la semana, pero no han estado recibiendo toda mi atención”, comentó Hansen, cuya oficina probablemente no hará regresar a la gente hasta septiembre. “Estoy usando ese tiempo para concentrarme en la familia y deliberadamente disfrutar el tiempo que pasamos juntos”.
Para algunos trabajadores, la insuficiencia de días libres pagados es una preocupación mayor que la gestión de excedentes.
La ley federal no exige a los empleadores que ofrezcan a los trabajadores licencias con goce de sueldo.
Aunque muchos empleadores ampliaron las políticas de licencia con goce de sueldo por la pandemia, y el gobierno exige a aquellos con menos de 500 empleados que ofrezcan 80 horas de licencia con goce de sueldo por la enfermedad o la cuarentena de COVID-19, a algunas personas se les han agotado.
Eso es a menudo porque los cierres de escuelas y guarderías obligaron a muchos empleados a usar su PTO para quedarse en casa con sus hijos, dijo Ben Conley, un abogado de la oficina de Seyfarth Shaw en Chicago. La ley federal aprobada en respuesta al coronavirus requiere que los empleadores con menos de 500 empleados proporcionen tiempo libre pagado, con dos tercios de la paga regular, hasta por 12 semanas a los empleados con obligaciones de cuidado de niños relacionadas con el COVID-19. Pero eso no aplica a los empleadores más grandes, y las empresas con menos de 50 trabajadores pueden obtener una exención.
Una solución ha sido establecer programas que permitan a los empleados donar su tiempo de descanso pagado a otros empleados que lo necesiten para emergencias médicas. La donación puede ser dirigida a un individuo o puede funcionar como un banco y cruzar las líneas de los departamentos.
Tiene implicaciones fiscales (a la persona que recibe la licencia le será gravada como ingreso) pero es una forma de bajo costo de manejar el doble problema de que algunos empleados tengan un exceso de PTO para ocupar mientras que otros no tengan lo suficiente. Aun así, un sondeo de Aon, encontró que solo el nueve por ciento de los empleadores en la encuesta afirmó que están adoptando esos programas o considerándolos.
Muchos más empleadores se han ofrecido a mover a la gente a horarios de trabajo flexibles para que puedan hacer malabares con las obligaciones de trabajo y cuidado de sus hijos. Otros están relajando el conteo rígido de los días de PTO y dando a la gente lo que necesitan si surge una emergencia relacionada con el COVID-19.
“Si alguien realmente necesita tiempo de descanso y los empleadores pueden darlo, les estamos animando a que solo den la licencia remunerada”, dijo David Baron, un abogado de Hogan Lovells que representa a la gerencia en casos de laborales. “Si no pueden brindar una licencia pagada, pueden ofrecer una licencia no pagada con protección del empleo”.
Los diversos cambios de rumbo que los empleadores están realizando para abordar el exceso y el déficit de PTO tienen sus propios obstáculos.
Algunos están dando prioridad a las solicitudes de vacaciones de los empleados esenciales que han tenido que presentarse a trabajar durante la pandemia, dijo Barón. El peligro que existe es que se entre en conflicto con las leyes antidiscriminatorias, que protegen a ciertas clases de personas con base en su raza, sexo, edad y otras características, por lo que deben tener cuidado de aplicar la política de forma consistente, declaró.
Un tercio de las empresas encuestadas por Aon afirmó que estaban permitiendo que se postergaran más días de vacaciones para dar a la gente más tiempo para usarlos. JP Morgan Chase, que normalmente permite a las personas postergar cinco días que pueden utilizar antes de finales de marzo del año siguiente, está duplicando la asignación a 10 días y ampliando el plazo hasta finales de junio.
Los empleadores tienen que asentar ese pasivo en sus libros y hay un costo si hay rotación, dijo Slavek de Aon. Los empleados deben ser remunerados por el tiempo de descanso no utilizado que han acumulado, así que cuantos más días acumulen, mayor será el pago si alguien renuncia o es despedido.
A algunos empleadores a quienes les preocupa manejar una avalancha de ausencias están considerando la posibilidad de recomprar las licencias a los empleados, pero eso también es costoso, dijo Slavek. Tiende a tener sentido solo cuando una empresa ya tiene que pagar a alguien para reemplazar a un trabajador en vacaciones.
“Los empleadores están jugueteando con esa idea pero el costo de la misma está haciendo que la descarten”, declaró Slavek.
En West Monroe Partners, una empresa consultora con sede en Chicago, la gente está empezando a tomar vacaciones de verano después de un largo periodo de trabajo de primavera, comentó la directora de personal, Susan Stelter. La empresa no da a la gente una cantidad fija de tiempo de descanso remunerado, pero tiene una política de horario flexible que les permite tomar lo que necesitan.
Esta política, llamada tiempo de descanso “ilimitado” en otras empresas, evita los dolores de cabeza de la asignación de vacaciones porque no hay prisa por usar todos los días antes de que termine el año, y no hay días sin usar que pagar cuando la gente se va.
Pero puede ser difícil conseguir que la gente se tome vacaciones.
“Especialmente en los primeros días (de la pandemia), la gente estaba muy ansiosa”, dijo Stelter. “La gente está nerviosa, querían estar disponibles. Hemos tenido que recordarle a la gente, que se tome un fin de semana largo, que se tome uno o dos días. El estrés de estar en casa es más pesado de lo que mucha gente anticipaba”.
West Monroe Partners introdujo un programa de vacaciones de verano que permite a las personas tomarse hasta 10 semanas de tiempo libre sin sueldo, con beneficios, para que puedan tomarse el tiempo necesario para ir por carretera a visitar a su familia durante la pandemia. Ha sido especialmente importante para los empleados que viven solos. El cinco por ciento de los empleados lo ha aprovechado.
Con la incertidumbre de cómo abrirán las escuelas en otoño, Stelter anticipa más necesidades de tiempo de descanso. La compañía planea seguir siendo flexible hasta finales del año.
– Este texto fue traducido por Kreativa Inc.
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